NF544-La Certification Numérisation fidèle en deux Questions : Pourquoi ? Comment ?

Respectant au plus près l’état de l’art de son métier, GESTFORM s’est engagé dans une démarche de conformité aux exigences de numérisation fidèle de documents sur supports papier. Nous préparons avec nos clients, en toute sérénité, leur bureau «numérique et fiable».

Cette démarche fait suite aux nombreuses évolutions récentes dans ce domaine. Les cadres législatifs et normatifs convergent. Ils consacrent désormais à l’écrit électronique la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserves de quelques conditions strictes :

Comment démontrer qu’un format électronique présente ces cinq vertus ? Désormais, différents éléments permettent de certifier une copie numérique fidèle à l’original. Du point de vue :

• Réglementaire : Depuis 2016, le législateur reconnait la copie fiable comme ayant la même force probatoire que l’original (Article 1379 du code Civil) et définit les objectifs pour produire une copie fiable (Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies).
• Normatif : En 2017, publication de la norme homologuée NF Z42-026 spécifiant les modalités techniques et organisationnelles pour produire une copie dite « fidèle ».
• Et de la Certification : Le référentiel de certification NF544 précise les modalités d’audit de processus de numérisation pour certifier la conformité d’un opérateur de numérisation interne ou prestataire de service par rapport à la NF Z42-026.

Ce référentiel de certification est mis en application depuis le 22 novembre 2018. Il définit les modalités qui permettent de réaliser des copies fidèles ayant la même valeur que la version papier.

La Certification NF544 est une marque créée par AFNOR Certification. La « NF Service prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier » permet d’attester du respect des exigences dans les traitements.

Cette rigueur relève, pour le prestataire GESTFORM, de la fiabilité des opérations de numérisation. Pour satisfaire ces exigences, GESTFORM s’engage à travailler conformément aux spécifications de cette norme pour tous les Clients qui en expriment la demande.

Mais reste à s’assurer de la robustesse du Coffre fort ou Système d’Archivage Électronique qui abritera ces fichiers. Chez nos clients, il convient d’héberger durablement les données selon un référentiel complémentaire : la NF Z42-013 – SAE Système d’Archivage Électronique.

En effet, le dispositif de numérisation fidèle doit être complété par un système de préservation de l’intégrité disposant également de son processus de certification (Marque 461) ou encore à un coffre-fort respectant la CFN NF Z42-020.

GESTFORM remplit son devoir de conseil et rappelle qu’en l’absence d’un SAE chez ses donneurs d’ordres, la numérisation ne pourra pas être considérée comme fiable en termes juridiques ni avoir la valeur de preuve en cas de contentieux.

D’un point de vue règlementaire, pour produire une numérisation fiable, il convient donc de produire une copie fidèle et d’en assurer la conservation intègre. Ces deux dispositions combinées donnent la capacité de reconstituer toute la valeur des documents électroniques dans un conflit juridique éventuel portant sur le droit de la preuve.

L’exemplaire électronique conforme à l’original devient ainsi probant, voire probatoire si le Juge dispose du faisceau de preuves suffisant à son appréciation (respect des règles de l’art, bonne foi des parties…)

Cette Certification répond aux besoins de nos Clients d’envisager la destruction des originaux papier, ou de diversifier leurs risques en disposant de deux supports sans risque de perte d’intégrité.

Pour attester de la fidélité de ses livrables, GESTFORM doit établir avec ses Clients une Convention de numérisation (CdN) par projet. La convention de numérisation permet d’assurer la bonne prise en compte du besoin client et l’application des exigences pour obtenir la reproduction fidèle de la forme et du contenu des documents à traiter.

C’est un document contractuel et exigé pour la conformité aux exigences NF Z 42-026, liant le DO (Client) et l’OP (GESTFORM). La CdN, définit l’objet de la prestation de numérisation, précise les différentes tâches, responsabilités et obligations des acteurs concernés. Elle conditionne le démarrage de la production et doit être parfaitement conforme à la réalité opérationnelle. Ce document est le référentiel de la prestation. Réalisé en amont, la CdN est ajustée tout au long des tests de qualification de la chaine de numérisation, jusqu’à la validation de la recette par le client, ce qui déclenche le démarrage de la phase opérationnelle de production.

La CdN doit être modifiée et indicée à chaque évolution du projet.

GESTFORM se propose de rédiger ce référentiel, ses évolutions éventuelles et validations écrites réciproques. A l’appui de ce document co-signé contractuel, la chaîne de numérisation est calibrée. La CdN et ses éventuelles versions sont conservées dans le temps.

En fin de prestation, deux attestations complémentaires sont échangées dans un process de numérisation fidèle :

• L’attestation de numérisation fidèle : GESTFORM produira une attestation de numérisation par lot. Cette attestation contiendra l’ensemble des pistes d’audit nécessaires à la démonstration de la conformité des traitements mis en œuvre. Versée et conservée dans le SAE, elle est indispensable à la portabilité de la preuve.
• L’attestation de réception des livrables : Le client pourra fournir, dans un délai donné, une attestation qui déclenchera la destruction de tous les objets numériques présents dans la chaine. GESTFORM assurera cette destruction par suppression logique.

Dans un processus de numérisation fidèle, toutes les étapes de traitement sont tracées de façon systématique et rigoureuse. Les preuves d’intégrité sont livrées, pour chaque document, par la fourniture en métadonnée d’une empreinte numérique. Un cachet numérique de niveau avancé avec horodatage conforme au règlement européen eIDAS est apposé sur chaque document livré en PDF/A-2b, et vient sceller le contenu comme preuve que celui-ci n’a pas subi de modification durant sa conservation.

Ce dispositif pratique garantit :

• Une traçabilité complète : GESTFORM garantit la piste d’audit fiable en traçant et horodatant le passage de chaque document dans la chaine de production. Cette traçabilité est anticipée dès la prise en charge physique des documents. Les éléments de traçabilité sont transmis sous la forme d’attestation de numérisation.
• Une preuve d’intégrité des documents : GESTFORM prend l’empreinte numérique de chaque document à partir du moment où celui-ci ne devra plus subir de modification. Une empreinte sera également réalisée avant constitution du livrable afin de prouver l’intégrité des enregistrements. Les documents numérisés seront livrés en PDF/A2b, format de référence pour l’archivage et la lisibilité long terme. Ces fichiers seront horodatés et signés à l’aide d’un certificat RGS** conforme Eidas, ce qui entrainera leur scellement.
• Toute modification ultérieure du fichier serait détectable car directement visible sur son en-tête.

• Nos process sont certifiés et managés dans un système intégrant Qualité et Amélioration Continue.

• L’application de la norme NF Z42-026 est réalisée, comme toutes les prestations de GESTFORM, dans un environnement propre à la sécurité des données et au respect de leur confidentialité (Conformité ISO 27001 & RGPD).Notre certification NF544 ajoute un niveau supplémentaire dans la performance et la fiabilité des prestations de GESTFORM.

• Avec ce Label et avec GESTFORM, la confiance progresse encore. Vous construisez votre Bureau numérique et fiable.