Digitalisation des Ressources Humaines, dématérialisation des dossiers salariés, portail collaborateur, transformation numérique RH, scannérisation, digitalisation, coffre-fort collaborateur ou coffre-fort entreprises, signature électronique… Les termes ne manquent pas pour définir ce qui révolutionne les équipes RH depuis quelques années. Tous ont en commun qu’ils vont permettre de limiter le papier (stockage des archives…) et vous faire gagner en charge administrative (lors de la recherche d’un document par exemple).

L’idée de la dématérialisation est de libérer du temps à ceux qui comptent dans votre organisation : les femmes et les hommes qui créent le « Capital Humain » (de l’assistant recrutement au DRH en passant par les services Paye et Administration mais aussi les salariés) et de satisfaire une grande partie des contraintes réglementaires (Protection des données, RGPD…).

Pourquoi dématérialiser ses dossiers salariés ?

Voici les 6 bonnes raisons de faire le pas ! 

  • La simplicité de l’accès à vos documents, y compris en télétravail,
  • Vos documents numériques sont toujours à la bonne place,
  • Réduction des coûts de surface et confort de travail avec la numérisation certifiée fidèle NF544 de GESTFORM : vous libérez de la place en pouvant détruire vos originaux papiers !
  • La sobriété digitale : tout ce qui est nécessaire mais rien que le nécessaire.
  • L’amélioration de la relation entre vous et avec vos collaborateurs grâce à des réponses plus fluides !
  • La conformité aux exigences liées aux données personnelles

Sans oublier l’engagement de disponibilité de vos documents originaux durant la prestation de dématérialisation en nos locaux (en cas de « Demandes Urgentes »). Cela vous permet de recevoir les documents dont vous avez besoin (par voie électronique ou postale), de manière rapide et sécurisée !

1- La simplicité de l’accès à vos documents, y compris en télétravail !

Contrairement aux documents papiers, les documents numériques peuvent être recherchés, consultés rapidement et facilement à l’aide d’un moteur de recherche ou d’une arborescence. Cet avantage vous permet un gain de temps et l’amélioration de votre performance dans les tâches quotidiennes. Aussi simplement, depuis n’importe où et en fonction des règles de sécurité, vous avez accès à vos dossiers.

2-Vos documents numériques sont toujours à la bonne place

Vous avez plusieurs sites et vous avez une organisation « bien à vous » pour stocker les documents papiers… ? Vos équipes n’ont jamais le temps de faire de classement ? Grâce à l’indexation des documents dans une logique métier cohérente et homogène, terminé le désordre ! Les avenants sont regroupés et datés ; les dossiers sont tous finement structurés par process RH, une fois pour toutes !

La numérisation des dossiers collaborateurs entraine la centralisation de vos documents en un seul et même lieu. Ces documents sont numérisés avec le même classement que vos documents originaux. Mais sans avoir à les classer physiquement, l’indexation des fichiers selon un « plan de classement » qui peut bien sûr être personnalisé en fonction de votre organisation, fini la fantaisie et les heures de recherches.

3-Réduction des coûts (avec la numérisation fidèle/NF544) : Vous libérez de la place !

Les feuilles s’envolent, les fichiers restent ! Stockées sur un serveur, dans un coffre-fort électronique, vos fichiers sont sécurisés, sauvegardés et restent inaltérables avec le PDF/A, la signature électronique… GESTFORM, traite vos données, originaux papiers et vos fichiers 100% en France dans nos data center. En terme de sécurité, GESTFORM est certifié ISO 27001 !

Avec la NF544 et la numérisation fidèle vous avez la possibilité de détruire vos originaux papier après leur dématérialisation : c’est le gain de place en tout confiance !

4-La sobriété digitale :

  • Grâce à notre tri en amont, vous n’archiverez que les données strictement indispensables et autorisées,
  • Grâce aux dates saisies dans nos livrables votre outil de GED pourra gérer la juste durée de conservation,
  • Grâce à notre classification par type de document, vous ne donnerez en consultation qu’aux seules personnes ayant les droits d’y accéder par statut d’utilisateur.

La Dématérialisation est aussi un gain environnemental. Pour preuve, à partir du référentiel 2024 du SERDA, votre impact carbone sur l’environnement devient plus léger ! En numérisant vos documents et en les utilisant dans une GED, votre impact carbone lié à l’archivage diminue de 24 kg par container !

5-Une expérience salariés plus fluide !

Vous avez besoin d’un document maintenant mais c’est votre collègue qui se trouve à 300 Km qui est en train de le consulter ? Avec la digitalisation, un même fichier peut être lu par plusieurs personnes qui se trouvent à divers endroits… sans attendre et/ou sans faire une photocopie du document !

6-Conformité accrue : RGPD, tri, et durée de conservation

  • Un casse-tête ? Pas forcément ! la digitalisation des dossiers RH a bien des avantages dans ces domaines :
    D’abord, elle permet lors de la prestation d’effectuer un « tri » des documents et de ne garder que l’essentiel en respect du RGPD et des besoins de vos collaborateurs. Savez-vous par exemple que vous ne devriez pas conserver les casiers judiciaires de vos salariés ? Et bien d’autres documents doivent être éliminés.
  • Une fois passés au format électronique, les règles sont paramétrées pour que les fichiers numériques soient automatiquement détruits après une durée de conservation bien définie. Plus simple que rouvrir des archives, non ?
  • Enfin, vous pouvez consulter, pour X personnes, un ou N type de documents en quelques clics (selon les outils de consultation choisis pour vos fichiers) … Confortable pour préparer pour un audit !

Comment mettre en place la dématérialisation des dossiers salariés ?

ON DISTINGUE TROIS GRANDES SOURCES DE DOCUMENTS RH :

1-L’existant : L’existant à l’instant T: tous les documents archivés depuis des années sur un ou plusieurs sites, qui sont principalement des
documents papier mais aussi des « débuts de dématérialisation », sous format électronique, plus ou moins structurés…

2-Le Flux : les nouveaux documents qui circulent émanant de collaborateurs ou de tiers : ils sont souvent hétérogènes, reçus sur des portails ou par mails

3-La Gestion Quotidienne : Les ajouts de la gestion quotidienne : traitement des arrêts, changements de situation, datas de GTA ou autres plateformes …

Pour mener à bien votre projet, GESTFORM, expert en Gestion Documentaire vous accompagne !
Ayant traité plus de 500 000 dossiers salariés de plus de 100 comptes clients différents, nous capitalisons une expérience significative à 360°.
Pour preuve, voici quelques témoignages clients qui décrivent leurs projets avec GESTFORM :

En profiter pour…choisir une externalisation socialement responsable !

NOTRE COEUR DE MÉTIER AU COEUR DE VOS PROCESSUS

Vous souhaitez optimiser vos processus, développer vos achats responsables, gagner du temps et de l’espace ? Nous sommes là pour vous faciliter la vie ! GESTFORM est spécialisé en services de Gestion Documentaire & prestations administratives externalisées. GESTFORM accompagne la transformation digitale des entreprises et organisations depuis bientôt 40 ans.

GESTFORM offre à plus de 100 grands comptes ses services certifiés conformes à l’ISO 9001 et sécurisés aux exigences de l’ISO 27001.

Notre champ d’action est national. Depuis nos trois sites basés sur Bordeaux, Toulouse et Paris, nous savons aussi bien travailler dans nos locaux que chez nos clients. Notre réseau de partenaires, notre flexibilité logistique et nos possibilités de connexion nous permettent de répondre au plus grand nombre de sollicitations.

Nos expertises intéressent tout particulièrement les Directions Ressources Humaines, Service Clients, Qualité Industrielles, et Immobilières/FM à qui nous proposons :

En Gestion Documentaire :

  • Un service complet de dématérialisation par numérisation de qualité, logistique, préparations spécifiques et stockage intermédiaire de documents selon besoins,
  • L’harmonisation des flux papiers, numériques, reçus en multicanal ou pré-existants,
  • Une indexation qualitative pour garantir un accès performant à la donnée pour les utilisateurs,
  • Un process certifié « numérisation fidèle » permettant à nos clients de détruire leurs originaux,
  • Une intégration fluide des fichiers produits dans le SI, coffre ou la GED sélectionnée,
  • Tous les services complémentaires relatifs à l’aide aux recherches, à la veille informative, à la diffusion…

DES ARGUMENTS DIFFÉRENCIATEURS AU COEUR DE NOTRE PERFORMANCE

  • L’écoute et l’analyse du besoin : nos équipes Commerciale, Avant-Vente, Bureau d’Etudes, et Opérationnelles combinent leurs talents pour vous apporter les prestations les mieux adaptées à votre problématique.
  • Le sens de l’adaptation : La proximité de nos services (géographique et surtout relationnelle), l’implication de nos équipes et la dimension humaine prédominante dans les échanges vous garantissent l’expérience d’un vrai partenariat.
  • La confidentialité et la continuité de services : Un prestataire fiable, organisé, certifié, qui anticipe les risques techniques et humains pour limiter tout incident ou le gérer de façon efficace. Vous êtes serein, nous prenons le relais.
  • Recherche, Innovation et Plan de Progrès : L’amélioration continue étalonne notre croissance : vous serez toujours plus satisfaits de travailler avec GESTFORM. Dans une approche de Lean Durable et à l’appui de notre équipe d’exploitation informatique interne, nous intégrons le meilleur des technologies.
  • Offres globales, approche solution : Conseils documentaires, appui logistique, reportings, intégration des données dans vos outils… en limitant interlocuteurs et étapes, votre projet se déroule de façon fluide et efficiente. Une offre complète que vous êtes libre de saisir au fil du temps et de vos besoins.
  • Co-traitance et sous-traitance : Familiers des fluctuations de charges, vigilants sur nos taux de dépendances, GESTFORM, en toute transparence et en co-construction sait absorber de hauts volumes d’activités et compléter ses compétences par un réseau de partenaires choisis.

NOS VALEURS AU COEUR DES ECHANGES

GESTFORM est une Entreprise Adaptée (64% de personnes en situation de handicap) de 430 salariés sous statut Associatif 1901. Ces personnes sont salariées en CDI et accompagnées à leur poste de travail pour une évolution professionnelle la plus complète possible.

GESTFORM se considère comme une entreprise à part entière car c’est aussi la meilleure inclusion qu’elle puisse apporter à ses collaborateurs : une intégration réussie passe par de la formation, de l’implication et la capacité à prendre des initiatives.

GESTFORM développe des partenariats de longs termes et entre dans le champ de l’Economie Sociale et Solidaire. Conscients de nos impacts sur l’humain, l’environnement et les enjeux économiques, nous avons besoin de clients qui partagent ces mêmes challenges.