Dans un monde de plus en plus compétitif et responsable, la digitalisation des processus est devenue un des enjeux cruciaux pour les entreprises. Ce concept inclut non seulement la numérisation des données, mais aussi la transformation des processus. Ainsi, la dématérialisation de vos documents est un premier pas vers une organisation plus efficace, productive et innovante.
La dématérialisation des documents désigne le processus de conversion des documents physiques (papier) en fichiers numériques. Il s’agit de remplacer les supports traditionnels par des formats électroniques qui peuvent être consultés, partagés, archivés et gérés via des outils informatiques. La dématérialisation inclut plusieurs étapes et technologies, comme la numérisation, la gestion électronique des documents (GED) ….
La transformation digitale permet non seulement de gagner en efficacité, de réduire les coûts et l’impact environnemental de votre structure. Cependant, pour tirer pleinement parti de ces avantages, il est essentiel de bien choisir son prestataire.
GESTFORM est un partenaire expérimenté pour vous accompagner et mener à bien votre projet de dématérialisation de vos documents tout en y intégrant une approche responsable.
Pourquoi opter pour la dématérialisation ?
Que ce soit la dématérialisation de vos dossiers RH, dossiers locataires ou de vos documents tels que plans, archives, factures ou autres, plusieurs avantages s’offriront à vous et à vos collaborateurs :
- Réduction des coûts de stockage et de gestion: avec la numérisation certifiée NF544 de GESTFORM, vous libérez de la place dans vos archives en pouvant détruire vos documents papier !
- Gain de temps et d’efficacité: la recherche de vos documents est facilitée et plus rapide,
- Amélioration de la productivité: vos données peuvent être consultées à distance (en télétravail par exemple) et par plusieurs personnes en même temps. La collaboration au sein de vos équipes s’en trouve améliorée !
- Conformité et sécurité de vos données: le respect de la réglementation telle que le RGPD devient un jeu d’enfant grâce notamment à une sécurisation plus stricte des processus digitalisés.
- Réduction des risques: moins de manipulations et des sauvegardes automatiques et régulières sont des facteurs clés pour sécuriser vos contenus.
- Réduction de votre impact environnemental: avec la dématérialisation, vos besoins en espace de stockage diminuent et les coûts d’énergie liés également.
- Meilleure gestion de vos flux documentaires: vous optimisez ainsi les données à conserver (un tri peut être réalisé avant la numérisation) et facilitez leur accès pour l’ensemble de vos collaborateurs.
- Sans oublier une réduction sur votre taxe AGEFIPH (pour le secteur privé) ou FIPHFP (pour le secteur public) ! Voir aussi notre vidéo :
La numérisation va vous faire gagner du temps et de l’espace !
Il est donc nécessaire de faire le pas vers la dématérialisation.
La sécurité ? Un élément clé et une vigilance à 360° !
Un des points cruciaux de votre projet de dématérialisation est la sécurité. En effet, face à l’augmentation de la cybercriminalité, une vigilance croissante est à apporter sur la protection de vos données. Un prestataire de dématérialisation ayant Confidentialité, Intégrité, Disponibilité et Traçabilité des informations sont les axes qui doivent structurer l’approche de votre prestataire conformément au RGPD et aux référentiels du secteur tel que l’ISO 27001.
Vous devez opter pour une solution globale pour laquelle les approches « Privacy by design » et « Secure by Default » s’appliquent dès la conception du projet que ce soit au niveau de la définition du process, de la localisation de la prestation ou des développements informatiques. De plus, il est important que des actions relatives à la sécurité des locaux, du transport et à la sensibilisation du personnel soient en place chez votre prestataire de numérisation. Les notions d’information des personnes, de sécurisation des données, de durée de conservation ou de violation des données doivent être mentionnées contractuellement. La sécurité est une préoccupation prioritaire qui s’inscrit dans une démarche globale de prévention des risques. Cette sécurité concerne tous les aspects de l’activité : protection des personnes, des informations, et des systèmes. Un Document d’Architecture Technique peut être le point de départ qui présente la configuration « par défaut », celle-ci pouvant se renforcer selon les besoins de votre projet.
Une sécurité performante est le résultat d’un juste équilibre entre les dispositions physiques, logiques et la sensibilisation permanente interne pour la vigilance des personnels.
La fiabilité d’un projet de dématérialisation dépend également de l’établissement de règles claires, d’un cahier des charges détaillé et d’un contrat solide. Comme pour tout projet, il est important d’instaurer des rituels de pilotage et d’amélioration continue sur le long terme…
Comment mener à bien votre projet de dématérialisation ?
Préparer son projet
En amont de votre projet de dématérialisation, plusieurs éléments doivent être anticipés. En effet, chaque projet est différent et ne requiert pas les mêmes paramètres de numérisation :
- Tri et préparation des documents papier : des documents sont-ils à écarter, à ne pas numériser ? une dépollution est-elle à réaliser (post-it, cartes de visite, mails…) ?
- Paramètres de numérisation et format des fichiers : quelle qualité de numérisation attendez-vous ? une numérisation fidèle est-elle nécessaire ? Le format PDF/A est-il adapté à votre projet ?
- Indexation et plan de classement : comment vos documents doivent-ils être indexés ? Quelles est la structure du classement que vous souhaitez ?
- Intégration dans vos outils informatiques : comment les données seront-elles intégrées dans vos outils ? Disposez-vous d’une GED ou d’un SAE ?
- Devenir des documents originaux : souhaitez-vous la destruction de vos originaux ? leur stockage chez un tiers archiveur ? le retour ans vos locaux ?
Il n’y a pas de bon ou de mauvais choix, seulement des besoins spécifiques à anticiper pour chaque projet. Les attentes d’un projet documentaire industriel diffèrent des problématiques comptables par exemple. Mais afin de répondre efficacement à toutes ces interrogations, misez sur un prestataire expérimenté qui saura vous accompagner dans votre projet de dématérialisation !
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La préparation de votre projet doit également prendre en compte son environnement. Vous transformez du papier mais vous devez déjà vous préparer à accueillir des documents numériques et demain, le flux d’une application digitale ou d’un portail. Prévenir le « décrochage » de certaines sources garantit la pérennité de votre projet.
Enfin, anticiper les problèmes ne les empêche pas de survenir mais en réduit les effets potentiels. Le plan de continuité de votre nouveau système et l’analyse des risques que vous préparerez en collaboration avec votre prestataire renforceront également sa robustesse.
Être bien accompagné
Bie choisir son prestataire de numérisation est crucial pour la réussite de votre projet de dématérialisation de vos documents. Plusieurs critères sont à considérer :
Privilégiez l’expérience
Assurez-vous que le prestataire dispose d’une forte expérience dans votre secteur d’activité car celui-ci peut nécessiter certaines spécificités. Ses références clients seront un bon indicateur de son niveau d’expertise et de sa capacité à réaliser avec succès des projets similaires au vôtre.
Capacité technique
La qualité des équipements utilisés pour la dématérialisation de vos documents et les technologies employées auront un impact direct sur la qualité de vos fichiers numériques. Votre prestataire devra également être en capacité de traiter votre volumétrie dans les délais impartis sans diminution du niveau de qualité.
Conformité et sécurité
Comme nous l’avons vu précédemment, le respect de la réglementation en matière de données personnelles est indispensable et notamment la conformité au RGPD. Dans ce contexte, un prestataire disposant de son propre Délégué à la Protection de Données (DPO) sera un atout majeur. En complément, documents papier et numériques doivent bénéficiés de protections tant physiques que numérique qui permettront également de garantir la traçabilité de vos documents tout au long du processus.
Qualité de prestation
Les prestataires spécialisés offrent un service complet de dématérialisation par numérisation incluant la logistique, les préparations spécifiques (tri, dépollution, etc.) et le stockage intermédiaire des documents. Ce service doit garantir une qualité d’image nécessaire à la conservation des fichiers numériques. Faire appel à un prestataire engagé dans une démarche Qualité tel que l’ISO 9001 vous garantit le respect des délais impartis, la réalisation de contrôles et la mise en place d’une démarche d’amélioration.
En complément, le prestataire doit être capable de vous conseiller en matière d’indexation et de plan de classement. Les métadonnées liées à vos documents doivent être pertinentes et adaptées à votre structure.
Personnalisation et accompagnement
Votre prestataire doit pouvoir s’adapter à votre projet et à ses contraintes. Des services de niveau « sur-mesure industriel » vous garantissent efficacité, qualité et prise en compte de vos spécificités. Un bon accompagnement que ce soit dans la conduite de votre projet ou en termes de support technique sera décisif pour la réussite de votre projet.
Services complémentaires
En complément des services de dématérialisation, certains prestataires offrent des services supplémentaires tels que l’aide à la recherche de documents, la veille informative ou la diffusion de l’information. Ces services permettent d’optimiser encore davantage la gestion documentaire et de répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs.
Découvrez notre dossier sur les 4 clés de succès pour votre projet numérisation !
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Mixer les compétences
Un projet fédérateur et collaboratif… ça fait du bien !
Une nouvelle gestion documentaire est un projet à part entière. S’entourer de compétences complémentaires est un gage de réussite. À la bonne fréquence et de manière judicieuse, de nombreux acteurs peuvent co-construire le projet : juristes, DSI, consultants externes, documentalistes et, surtout… les utilisateurs !
Les solutions simples sont les meilleures, car elles… fonctionnent !
Les utilisateurs sont souvent plus « moteurs » qu’on ne le croit lorsqu’ils ont les moyens de contribuer à leurs outils de demain ! Certains vous fourniront des astuces pratiques qu’ils sont les seuls à connaître, mais qui sont tellement utiles !
Il est également important d’associer des spécialistes externes. Le corpus normatif et réglementaire sur la dématérialisation est vaste et en constante évolution. La question de la valeur probante électronique change de mois en mois, à un rythme de plus en plus rapide. Les nouvelles jurisprudences et technologies se succèdent. Pour prendre des décisions éclairées, il est bénéfique de faire converger plusieurs avis d’experts métier.
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