Le projet de Crédit Mutuel Alliance Fédérale visait à dématérialiser la totalité des dossiers du Personnel en stock dans nos différentes salles d’archives en France. Il s’agit du stock historique de dossiers, puisque les processus ont évolué depuis quelques années et quasiment aucun document n’est conservé au format papier.
Les enjeux de ce projet étaient de sécuriser la conservation des documents les plus importants (contrats de travail, etc.), d’améliorer l’efficacité opérationnelle des équipes en charge de leur manipulation et, bien entendu, de gagner en espace de stockage dans nos locaux. A ce titre, le projet a été accueilli très favorablement par les équipes RH.
Le projet a d’abord consisté en l’évaluation de la volumétrie du stock : le site d’archivage en Île-de-France représentait à lui-seul environ 10 000 dossiers et une vingtaine d’employeurs différents. La recherche et le choix d’un prestataire a été conditionné par sa capacité à prendre en charge un tel volume dans un temps acceptable, à sécuriser les documents manipulés sur son site de production et à automatiser les échanges de données avec notre système d’information.
Une fois le processus mis en place, nous avons réalisé un pilote avec les 1 200 dossiers de l’une des banques du Groupe basée dans la région de Bordeaux. Ensuite, le traitement s’est poursuivi par les banques de la région île-de-France.
La multiplicité des types et formats de documents nous a conduits à rechercher un partenaire ayant une expérience certaine dans la manipulation et la reconnaissance des documents RH pris en main. GESTFORM est apparu comme un prestataire qui cochait cette case, doté de plus du statut d’ « entreprise adaptée ». Ces valeurs résonnent particulièrement auprès de Crédit Mutuel Alliance Fédérale, première banque à adopter le statut d’entreprise à mission.
Le principal facteur de réussite du projet est l’absence de demande d’accès par les équipes RH au stock de dossiers papier, dont la destruction est imminente, ce qui valide pleinement les choix effectués lors de la mise en place du processus en termes de tri des documents à numériser et à ne pas numériser.
Les personnes de GESTFORM ont toujours été à l’écoute de nos besoins pour trouver la solution opérationnelle la plus adaptée, dans le respect des contraintes de chacun. Le travail avec GESTFORM sur ce projet n’est pas encore achevé et nous aurons plaisir à le mener ensemble jusqu’à son terme.
Merci Christophe
Christophe GUERBEUR
Responsable SIRH
